2) организовывать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;

3) организовать информационно-справочную работу на основе базы данных организации;

4) организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.

При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов должен состоять из следующих элементов:

• порядковый номер документа в регистрационном журнале;

• условного обозначения структурного подразделения или должностного лица;

• номер дела, в которое будет подшит документ или его копийный экземпляр.

Регистрация входящих документов происходит путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа (дата и индекс документа).

На исходящих документах дата и индекс документа проставляется в левой части страницы под постоянными реквизитами бланка на специально отведенном на бланке месте.

Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности, по решению руководства предприятия, могут не регистрироваться. В таких случаях документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело.

Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список (перечень) нерегистрируемыхдокументов. В него могут войти следующие документы: рекламные материалы, поздравительные письма и пригласительные билеты, сообщения о совещаниях, конференциях и их программах, прейскуранты, печатные издания (книги, журналы, газеты), телеграммы, бухгалтерские документы и т. п.

Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы.

Действия по контролю за исполнением документов включают в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

Регистрацию документов можно считать начальным этапом контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть тесно связаны, и осуществляться с помощью тех же журналов.

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь проставляет красным фломастером букву «К» на левом поле документа напротив реквизита «заголовок». После этого секретарь делает отметку о контроле в регистрационном журнале, о сроках исполнения, об ответственном исполнителе. Все эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе.

Для большинства документов срок исполнения не должен превышать 10 дней. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководителем предприятия и указываются в самом документе.

Срок исполнения документа исчисляется с момента поступления его на предприятие.

Если во входящем документе указан срок, к которому предполагается получить ответ, этот срок, как правило, должен соблюдаться.

Секретарь помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале.

Секретарь проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки делается анализ исполнения документов и, в случае задержки исполнения, сообщается руководителю предприятия для принятия экстренных мер. Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта и т. п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа») и также ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.

Контроль исполнения документов, как составная часть делопроизводства и контроль исполнения, как функция управления в ряде фирм совмещены.